Cómo hacer reuniones de trabajo efectivas

Cómo hacer reuniones de trabajo efectivas

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Tiempo de lectura 5 min.

Seguro que alguna vez te has visto en alguna reunión aburrida en la que se comentaban temas que no te afectaban demasiado o te has visto en reuniones interminables en las que se hablaba mucho pero no se llegaba a ninguna parte. En muchas empresas es frecuente no planificar las reuniones y que resulten una perdida de tiempo. Incluso en otras hay que reunirse para todo. Pero… ¿es esto realmente efectivo? Te aseguro que no. Hoy aprenderás cómo hacer reuniones de trabajo verdaderamente efectivas.

¿Es necesario hacer reuniones de trabajo?

La respuesta es sí, las reuniones de trabajo son necesarias. Son clave para mantener una comunicación fluida entre personas o departamentos de una empresa. En ellas se exponen problemáticas que se puedan dar, se establecen planes de acción y se comparte información para alcanzar objetivos comunes.

Las reuniones son instrumentos de trabajos que, además de servir para hacer seguimiento a proyectos, sirven para establecer lazos entre personas o departamentos. Son espacios en los que unos aprenden de otros y cada uno sabe que está pasando en otras áreas de la empresa. Sin reuniones habría duplicidades en funciones y tareas. De hecho, son fundamentales para organizaciones con un número elevado de personas trabajando en diferentes proyectos y departamentos.

Un ejemplo de reuniones efectivas son las reuniones de briefing, de las que se obtienen grandes resultados en muy poco tiempo de reunión. Por otra parte, si no realizamos reuniones bien planificadas pueden convertirse en una pérdida de tiempo por muchos factores.

Cómo hacer reuniones de trabajo efectivas

Para evitar que las reuniones sean un fracaso tienes que saber que va a ocurrir en el antes, durante y después de cada reunión. Siempre puede darse el caso de que te convoquen a una reunión urgente y tengas que dejarlo todo para asistir, pero estos casos deben ser los menos. Las reuniones urgentes solo deben darse en momentos de crisis. Si cómo te digo planificas el antes, durante y después de cada reunión todo irá sobre ruedas.

Planifica antes cada reunión

  • Define si la reunión es necesaria o no. Para esto debes conocer el fin o el objetivo de cada reunión. Si no lo tienes claro, puede que esa reunión no sea necesaria.
  • Aclara los temas (o tema) que se van a tratar en la reunión y qué participantes van a intervenir. Definir previamente un orden del día y no desviarte de esos temas te va a permitir establecer un tiempo estimado para la reunión.
  • Determina qué personas van a asistir a tu reunión. También debes definir quienes de los asistentes van a exponer y qué temas van a tratar. No convoques a personas que no tengan nada que ver con los temas que se van a tratar.

La convocatoria cuanto más clara mejor

  • La convocatoria debes enviarla con un tiempo previo prudencial para evitar reuniones de urgencia. Y siempre por canales en los que estés seguro que se van a ver. Utiliza el mail corporativo en vez de utilizar WhatsApp.
  • Convoca solo a las personas que deben estar, informa siempre del orden del día e informa de los tiempos asignados a los temas que se van a tratar. Añade siempre unos minutos finales para un turno de dudas y preguntas.
  • Nunca te olvides de añadir a tu convocatoria fecha y lugar de la reunión. Añade también la hora de inicio y una hora de fin aproximada.
  • Ten en cuenta que reunirse es trabajo, por lo tanto las reuniones debes hacerlas en horarios de trabajo. Por supuesto, intenta que sea a una hora oportuna para la mayoría.

No te salgas del guión

  • Procura ser puntual. En caso de que tengas que preparar una sala de reuniones, equipos informáticos, pantallas para para realizar presentaciones, etc. hazlo siempre con tiempo y procura tener un «plan B» por si alguna de las herramientas que necesites falla.
  • Al inicio de la reunión debes agradecer la asistencia y hacer una pequeña introducción aclarando cual va a ser el orden del día, orden de intervenciones y el tiempo estimado que os llevará la reunión.
  • En muchas reuniones no es necesario pero el rol de moderador debe ser asumido por alguien para que se cumpla el orden del día y los tiempos estimados. Alguien debe encargarse también de tomar notas sobre esa reunión y redactar un resumen.
  • No pierdas de vista el objetivo inicial de la reunión. Debe llegarse a conclusiones concretas y establecer planes de acción si fuera necesario. Para esto es muy importante generar un debate. Asegúrate de que participen todos los implicados en el asunto que estéis tratando. Que no se quede nada en el tintero.

No olvides hacer seguimiento

  • Debes enviar por escrito a los convocados, asistieran o no, las conclusiones a las que se llegaron en la reunión durante las 24 horas posteriores.
  • En caso de necesitar reuniones de seguimiento debes anunciar la fecha aproximada en la que les llegará la siguiente convocatoria.

Cómo comportarse en reuniones de trabajo

Existen unas pautas para que las reuniones de trabajo sean fluidas. Que no supongan una pérdida de tiempo es una cuestión de actitud.

  • La puntualidad es crucial, determinará la hora de inicio. Todos podemos sufrir un atasco en la carretera o algo parecido pero los retrasos suponen una pérdida de tiempo.
  • El teléfono móvil en silencio. Poner excusas a por qué suena tu teléfono móvil te dejará aún en peor lugar.
  • Ve preparado a tus reuniones. Nunca te puede faltar papel y bolígrafo. Lleva varios bolígrafos por si a algún asistente se le olvida. Comenzarás la reunión estrechando lazos.
  • Evita distraerte y distraer a los demás. No juegues con bolígrafos, no mires el móvil, no mires por las ventanas… Atiende a la reunión.
  • Procura llevar los deberes hechos. Prepara los temas que se van a tratar y ensaya tus intervenciones. Procura que tus intervenciones no sean aburridas. Ve al grano y ayúdate de material gráfico. Hacer una buena presentación te ayudará a convencer de tu discurso a los participantes.
  • Evita los «corrillos». Nada peor que mantener conversaciones paralelas a los temas que se están tratando.
  • Respeta los turnos de palabra y, por supuesto, no interrumpas a nadie en su exposición a no ser que el ponente pida opiniones, datos o feedback sobre su exposición.
  • Siéntete libre para cuestionar ideas, pero no a las personas. Hazlo siempre con cortesía y evita personalizar los conflictos. La crítica constructiva es necesaria en una reunión de trabajo.
  • Muestra siempre tus propias ideas y no tengas miedo de expresarlas. Pero ojo, si detectas un problema acompáñalo de una posible solución.
  • El miedo escénico es algo que todos sufrimos. Haz que los demás se sientan cómodos en sus presentaciones y ellos te ayudarán a sentirte cómodo en tu turno.
  • Nada de temas personales, es trabajo.

Para leer te recomiendo…

Si quieres aprender más sobre cómo mantener reuniones de trabajo de forma efectiva te recomiendo los siguientes libros, cómpralos en Amazon.es:

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