9 trucos (pro) para organizar tu correo electrónico Gmail

Correo electrónico Gmail

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Tiempo de lectura 5 min.

El correo electrónico gmail reúne a casi el 20% de usuarios de correo electrónico de todo el mundo. En 2019 superaba de largo las 1000 millones de cuentas activas situando a Google como proveedor número 1 en lo que a correo electrónico se refiere. Lo más probable es que tú uses una cuenta de correo electrónico gmail, ya sea para comunicarte en tu trabajo o en tu vida personal.

El correo electrónico es un método de contacto habitual para todos. ¿Sabías que se envían unos 300 mil millones de correos electrónicos al día? Y parte de ellos llegan a tu bandeja de entrada. Todos recibimos decenas de correos electrónicos al día y nuestra bandeja de entrada puede convertirse en un verdadero infierno.

En este post te voy a contar 9 trucos que te ayudarán a tener la bandeja de entrada organizada al 100% y. Pues pon mucha atención si quieres aprender cómo hacerlo.

Optimiza tu correo electrónico Gmail

El primer paso es optimizar tu correo electrónico desde la base. Para esto te doy los siguientes trucos.

Date de baja de newsletters

Todos esos emails de avisos que al final acabas borrando sin ni siquiera leerlos ocupan mucho espacio en tu bandeja de entrada. Además distraen tu atención de los emails realmente importantes. Así que ve al pie de cada newsletter que recibas y pulsa «darse de baja» si realmente no la necesitas. ¿Cómo saber si realmente no lo necesitas? Pues pregúntate si has leído alguno de los 3 últimos emails de esa newsletter. Si la respuesta es no, date de baja.

Utiliza etiquetas en tu correo electrónico gmail

El uso de las etiquetas (y sub-etiquetas) es muy útil para organizar tu correo electrónico Gmail. Ya sea para aplicarlas de forma manual o de forma automática (como veremos mas abajo) te va a permitir darle cierto orden a todo. Puedes aplicar una etiqueta por temática de email, por persona que te envía, etc. Sea como sea, el uso de etiquetas es fundamental para organizar tu bandeja de entrada. Si quieres saber como crear etiquetas te dejo un tutorial de Google aquí.

No olvides aplicar color a tus etiquetas, las reconocerás de una forma más visual.

Usa el buscador

Si tienes que buscar un email en tu correo electrónico Gmail puedes hacerlo con el buscador. Con él podrás buscar emails de una forma sencilla. Tienes tan fácil buscar un email que te recomiendo archivar todos los emails que ya estén gestionados o sean antiguos. No tienes porque mantenerlos en tu bandeja de entrada si no necesitas recurrir a ellos. Solo ocuparán espacio y te distraerán de los emails realmente importantes.

Puedes buscar por palabra clave, por destinatario, por remitente, dentro de una etiqueta, en un rango de fechas concreto, etc. Realizarás la búsqueda en todos tus email a excepción de la carpeta Spam.

Revisa la carpeta spam de tu correo electrónico gmail

Si tienes tu correo electrónico Gmail organizado no tienen porqué ir correos a tu carpeta de spam, pero siempre entra alguno. Google es una compañía muy comprometida con la privacidad y con el envío indebido de emails por lo que es frecuente que algún correo de remitentes no reconocidos o cuentas algo sospechosas las marque como spam. Es por este motivo que te recomiendo revisar tu carpeta spam al menos una vez al mes ya que los emails archivados en esta carpeta se borrarán automáticamente a los 30 días de ser archivados como sospechosos.

Desde esta carpeta puedes marcar un mail como no sospechoso para que no se vuelva a marcar como spam y eliminar los emails de forma masiva, si quieres.

Destaca los correos electrónicos más importantes

Gmail ofrece la posibilidad de destacar los correos electrónicos más importantes dentro de su propia sección. Si añades una estrella a alguno de ellos podrás recurrir a él en el momento que necesites. Esto te facilita mucho el trabajo ya que no necesitas usar el buscador si necesitas recurrir a un mail de forma recurrente. Siempre lo tendrás al alcance de la mano.

Utiliza filtros y reglas para organizar tu correo electrónico

Tener bien gestionados los filtros y las reglas de tu correo electrónico Gmail te va a liberar de aplicar etiquetas manualmente. Incluso podrás configurar que se aplique una etiqueta a los emails de una persona en concreto o que contengan una palabra concreta y que no pasen por tu bandeja de entrada. Quedarán como no leídos en la etiqueta que tu decidas para leerlos cuando tu quieras. Si quieres saber como crear filtros y reglas te dejo un tutorial de Google aquí.

Usa varias bandejas de entrada

¿Sabias que el correo electrónico de Gmail tiene la posibilidad de añadir varias bandejas de entrada? Pues sí, hasta 5 bandejas adicionales. Estas bandejas de entrada se pueden configurar para que reciban los emails de una etiqueta en concreto. Por ejemplo puedes configurar una bandeja que sea la bandeja «Mi jefe». Para esto debes crear una etiqueta «Mi jefe» y crear un filtro para que entren de forma automática los mails de tu jefe en esa bandeja sin pasar por la bandeja de entrada. Así puedes tenerlos más identificados y a la vista. Si quieres saber como crear varias bandejas de entrada te dejo un tutorial de Google aquí.

No hace falta poner a todos en copia

No pongas en copia a todo el mundo, no es necesario informar de todo a todos. Pon en copia a las personas que realmente les interesa tu email, recibirás menos respuestas y estas serán de verdadera utilidad. Poner en copia tiene 2 usos diferentes, copia CC, que es copia habitual y copia CCO, que es copia oculta. Debes saber que la persona que añadas en copia habitual, copia CC, recibirá todos los emails de respuestas en los que lo añadan ya que es visible; sin embargo la persona que añadas en copia oculta, copia CCO, solo recibirá respuestas al email donde se añadió como copia oculta, no recibirá las respuestas a respuestas posteriores.

No lo consultes tanto

El correo electrónico nos distrae de lo realmente importante. Si lo mantenemos permanentemente abierto no tendremos el 100% de nuestra atención en la tarea que estemos realizando ya que todos esos avisos que muestra la pantalla de tu PC te distraerán de la tarea que estás haciendo en ese momento. Ocurre lo mismo con el sonido de tu teléfono móvil. Ese ruidito que hace nuestro teléfono cuando recibimos un email lo tenemos tan identificado que tendemos a dejar de hacer lo que estemos haciendo para ir a revisar nuestra bandeja de entrada inmediatamente. Suprime estas notificaciones.

Estar revisando el mail de forma constante hace que perdamos eficiencia y por lo tanto bajará nuestra productividad. Márcate unas horas al día para revisar tu cuenta de email. Por ejemplo puedes dedicar la primera hora del día a gestionar tu mail, luego vuelves a revisarlo a medio día, y, por último, durante la tarde. Estas horas o el tiempo que le dediques irá en función del numero de emails que recibas pero si lo has optimizado como te he descrito anteriormente recibirás menos emails y no necesitarás dedicarle tanto tiempo. También te recomiendo que lo revises justo antes de tus reuniones de briefing por si existe información de ultima hora que debas tener en cuenta.

Una vez empieces aplicar estos trucos verás bajar los emails pendientes de lectura y te acostumbrarás a tener tu bandeja de entrada sin ningún correo pendiente.

Para leer te recomiendo…

Si quieres aprender más sobre cómo gestionar tu correo electrónico de Gmail te recomiendo los siguientes libros, cómpralos en Amazon.es:

¿Te ha gustado este artículo? ¿Vas a aplicar estos trucos a tu correo electrónico de Gmail? ¿Aplicas otros que te también funciona bien? Déjame tus comentarios más abajo.

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